本日もお疲れ様です。中小企業診断士兼社外メンターのイリです。
職場での飲み会の幹事、もう経験しましたか？
4月で歓迎会も落ち着き、ぼちぼち飲み会の幹事をやらなければいけない方も多いのではないでしょうか？
これまで幹事経験があまりない方はすごく気が重いと思います。
私も社会人になるまでほとんどやったことがなかったですし、職場周辺のお店など知る由もありませんでしたので、慣れるまではすごく憂鬱でした。
ただ、一般的にあまりやりたがらない役回りだからこそ、慣れた後は積極的に引き受けるようになりました。
周囲から信頼を得る方法は人それぞれだと思いますが、私は信頼構築の一手段として幹事をよく引き受けてます。
それは中堅・ベテランになっても変わりません。
今回皆さんにいの一番にお伝えしたいことは、幹事の優劣で飲み会の盛り上がりが決まるわけではありませんのでご安心ください。
飲み会の盛り上がりは参加者全員で作るものだと常々思っています。
なかにはお店選びが悪いだのなんだの文句を言う方もいるかもしれませんが気にする必要はありません。
そういう方こそ飲み会中に全体を盛り上げる意図がなく自己満トークに走りがちです。
幹事は、参加予定のメンバーが全員参加し、つつがなく飲み会が進行できている状況を作り出せていれば全く問題ありません。
そのような状況をどう作ればいいの？と思われた方ご安心ください。
１０年以上積極的に飲み会幹事を務めてきた僕が幹事を務める際に気を付けているポイントをご紹介します。
一般的に堅い社風とされる銀行での経験をご紹介しますので、基本的には大外れなポイントはないと思います。
もちろん各業界・各企業の慣習はあると思いますので、適宜カスタマイズするつもりで見てもらえればと思います。
幹事で気を付けるべき９つのポイント
① 主賓
- 誰のための会なのか確認（すべての出発点となります）
- リクエストしたい料理・お酒があるか主賓に確認
- 料理・お酒・その他項目でNGなものはないか主賓に確認
② 目的
- どのような目的の会なのか確認（店選び等に影響）
③ 参集範囲
- 参集漏れ厳禁
- 主賓のほかに特別に配慮すべき人（以降、特配人と表記）がいるか確認
④ 日時
- 主賓と特配人に個別に確認し候補日時を最低3つは整理
- 全員に候補日程を提示し参加者の一番多いところで調整（「調整さん」等を適宜活用）
- ただし、参加者が5名以下であれば主賓や特配人以外でも個別に調整したほうが無難
- 開始時間を考えるうえで育児中の方等に対する配慮も忘れずに。余裕をもって安易に遅い時間に設定すればいいわけでもない
⑤ 店選び
前提
- 業界・企業の制約がないか確認
ジャンル
- 大きくは「和」「洋」「中」。主賓の好みに応じて店を選定
- 中華は若干難易度が高い。焼酎・ワイン・日本酒を置いてない可能性が高く対応力が低下するため。主賓等からの特別の要望がない限りは中華は選ばないほうが無難
- よほどの人気店でない限り、同一予算帯で料理のクオリティはそこまで変わらない。そのため内装の確認が大事（目的にあった内装か、席が狭すぎないか等）
席のスタイル
- 大きくは「テーブル」「座敷」「掘りごたつ」の3種類
- 座敷は女性のスカート問題、姿勢がつらい人が出ることから避けたほうが無難
- フォーマルな会もしくは女性が多い場合はテーブル、席移動が想定されるような飲み会は掘りごたつのほうが使いやすい
- 座敷・掘りごたつは足のにおい問題も往々にして発生するため留意
- 秘匿性が高い場合は個室マスト。そうでない場合もあまりにもオープンスペースすぎる席は避けたほうが無難
⑥ 予算・精算
- 会費制か、金額の傾斜をつけるか組織文化を先輩に確認
- 傾斜をつける場合は最上位者の支払いが最も大きくなるため、可能であれば最上位者と予算感のすり合わせをしておくことが望ましい（組織によっては予算感がある程度決まっているためケースバイケースで）
⑦ 進行・配役
- 「進行役」「乾杯」「締め」の最低3役は事前に決めておく
- 組織風土で暗黙的に決まっている場合も必ず事前に当事者にお願いし了承をとる
⑧ 当日の動き
当日朝
- 時間・場所・緊急連絡先を再周知
- 開始時間に全員が揃っていないこともよくあるため、揃っていなくても時間通りに始める旨もあわせて連絡するのがおすすめ
- 職場から店まで幹事が案内する場合は職場出発時間も連絡。基本的には主賓と特配人は必ず幹事がお連れする
開催１～２時間前
- 主賓に開始時間の変更要否を確認
- 主賓の大幅な遅刻が見込まれる場合は最上位者等と相談
開催中
- 事前に決めた役割に沿って会が流れるように気を配る
- ラストオーダー後、速やかに会計。その場ではなく店舗レジ前で行うこと
- ラストオーダー後、主賓や特配人に二次会希望をフラットに確認。希望された場合は締めまでに二次会の店を予約
- 締めがズルズル後ずれすることが散見されるため、幹事がしっかりタイムマネジメント
開催後
- 締め後、全員の退店を促す
- 店舗内の忘れ物を確認
- 二次会がある場合は店舗まで先導
⑨ その他
- 大皿料理ではなく個別提供のほうがとりわけの手間がなく楽
- ドリンクメニューの一つは自分の手の届く範囲に確保しておいたほうが幹事としての対応力が増す
- 二次会があることを前提に、一次会周辺の候補店舗を２、３用意しておく
まとめ
- 主賓の意向を最大限尊重する
- 参加者一人一人参加背景が異なることを理解し、全員に配慮することが大事
- 幹事の成否は飲み会前までの事前準備でおおむね決まる
色々書きましたが、場慣れしてくると無意識にできるようになりますので安心してください。
とはいえ、意識しないと当然できるようにはなりませんので、上記に一つでも新しい気づきがあれば幸いです。
最後になりますが、僕はこの飲み会もしくはこの席つまらないなーと思う時は幹事業務に徹し、全席回ってドリンクの追加注文を促したり空いた食器を回収したりと参加者全員が快適に過ごせるように全力で気を配ることにしてます。
その理由は、つまらない・あまり役に立ちそうもない話に付き合って飲み会後に「あ～、つまらなかった」と嘆くよりは、「気が使えるやつ」認定されたほうが時間の使い方として有意義だと思うからです。
皆さんが名幹事として活躍されることを願ってます！
もしよければご意見ご感想をコメントください。
